SGK mevzuatına göre bir işyerinde sigortalı çalıştırılmaya başlanması durumunda bağlı olduğu SGK Müdürlüğü’nde işyeri dosyasının açılması gerekmektedir. İşveren, işyeri bildirgesini en geç sigortalı çalıştırmaya başladığı tarihte, kuruma elektronik ortamda vermekle yükümlüdür.
Aynı işverenin, birden fazla işyeri kurması veya devir alması yahut kendisine intikal etmesi hâlinde her işyeri için ayrı işyeri bildirgesi düzenlenmelidir.
Şirket kuruluşu aşamasında, çalıştıracağı sigortalı sayısını ve bunların işe başlama tarihini, ticaret sicili memurluklarına bildiren işverenlerin, bu bildirimleri kuruma yapılmış sayılır. Ticaret sicili memurlukları, kendilerine yapılan bu bildirimi en geç on gün içinde kuruma bildirmek zorundadır.
Şirket kuruluşunda otomatik tescil
5510 Sayılı Kanun’da yapılan değişiklik ile sigortalı çalıştırılmasa dahi ticaret sicil müdürlüklerince tescil edilen şirket kuruluşlarına istinaden işyeri tescilinin otomatik yapılmasına karar verilmiştir. Ticaret sicil müdürlüklerince tescil edilen şirketlerin otomatik olarak işyeri tescilinin yapılabilmesi için şirket kuruluşu başvurularında şirket kuruluş dilekçesi ve bildirim formu ile birlikte; işyeri bildirgesi eki belgeler, ıslak imzalı e-Sigorta sözleşmesi, bildirge kullanıcı vekâletnamesinin aslının veya noter onaylı suretinin ya da ilgili idarelerce onaylı suretinin verilmesi gerekir.
SGK, otomatik işyeri tesciline ilişkin işverenlere tebligat gönderecektir. Sigortalı çalıştırılmasa dahi otomatik tescil yapılan işyerinde daha sonra işveren tarafından sigortalı çalıştırılmaya başlanılması halinde, işyerinin kanun kapsamına alınış tarihi sigortalı çalıştırılmaya başlanılan tarih esas alınarak güncellenecektir.
İşyeri bildirgesinin elektronik ortamda verilmesi
05.12.2017 tarihinde yayınlanan Resmi Gazete ile Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nde değişiklik yapılmıştır. Bu düzenlemeye göre, 01.06.2018 tarihinden itibaren İşyeri açılışlarında/tescillerinde işyeri bildirgesinin elektronik ortamda verilmesi zorunlu hale gelmiştir.
İşyeri bildirgelerinin SGK’ya e-Sigorta kanalıyla gönderilebilmesi için öncelikle bildirgeyi düzenleyecek kişiye ilişkin T.C. kimlik no, nüfusa kayıtlı olduğu il, cilt no ve doğum yılı bilgileri ile sisteme girilmesi gerekmektedir.
Bildirgeyi düzenleyecek olan kişiye ilişkin bilgilerin sisteme girilmesinin ardından, işverenin tüzel kişilik koduna bakılarak, -gerçek kişi, -kamu tüzel kişisi, -özel hukuk tüzel kişisi, -adi ortaklık, -apartman yöneticiliği olarak beş farklı şekilde işyeri bildirgesi düzenlenebilecektir.
İşyeri bildirgelerinin elektronik ortamda düzenlenmesinin ardından işyeri bildirgesi ilgili sosyal güvenlik merkezine elektronik ortamda intikal ettirilecek olmakla birlikte, tescil edilecek işyeri için Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 29. maddesinde belirtilen belgelerle birlikte 7 gün içinde ilgili sosyal güvenlik merkezine müracaat edilmesi gerekmektedir.
İşyeri bildirgelerinin SGK’na e-Sigorta kanalıyla gönderilmesinin ardından, Yönetmelikte yer alan belgelerle birlikte ilgili sosyal güvenlik merkezine başvuruda bulunulması halinde, ilgili sosyal güvenlik merkezince gerekli kontroller yapıldıktan sonra işyeri tescil işlemleri gerçekleştirilecektir.
Elektronik ortamda başvuru yapılmaksızın kâğıt ortamında başvurulması durumunda söz konusu bildirgeler kabul edilmeyerek, idari para cezası uygulanması söz konusu olacaktır. Bu ceza;
-Kamu idareleri ile bilânço esasına göre defter tutmak zorunda olanlar için asgari ücretin üç katı tutarında,
-Diğer defterleri tutmak zorunda olanlar için asgari ücretin iki katı tutarında,
-Defter tutmakla yükümlü olmayanlar için bir aylık asgari ücret tutarında.
Bunun için https://uyg.sgk.gov.tr/stw/welcome.dolinkinden ve //e.sgk.gov.tr/wps/portal/isveren/Ilgili+Diger+Uygulamalar/esgkIsyeriBildirgesidüzenleme yapılmaktadır.